70% ошибок в первый год эксплуатации системы – это неправильное или неполное ведение НСИ!
Управление основными данными является основой для формирования целостной и согласованной информационной среды предприятия.
Качественное построение НСИ — один из важнейших бизнес-процессов предприятия, которому зачастую не уделяется должного внимания.
Общие проблемы
Можно выделить основные проблемы НСИ, которые значительно увеличивают материальные и трудовые ресурсы компании, и как следствие, увеличение времени на получение бизнес-информации и выполнение бизнес-процессов:
1. Данные не нормализованы и содержат ошибки
— Грамматические ошибки в объектах НСИ;
— Использование неструктурированных аббревиатур;
— Использование синонимов для обозначения одного и того же объекта НСИ;
— Нет четкого порядка слов в названии (шаблона наименования), например, «ручка красная» и «красная ручка»;
— Данные не классифицированы и не структурированы;
— Данные содержат явные дубли.
2. Отсутствие инструментов поиска и проверки информации
При отсутствии таких инструментов служба поддержки НСИ тратит непозволительно много времени для обработки заявок на актуализацию объектов НСИ. Эта проблема приводит к дополнительным затратам на содержание новых сотрудников.
3. Отсутствие проектной документации в части НСИ
Существует три основных документа – Проектное решение, Регламент ведения и Инструкция:
Проектное решение
Проектное решение должно включать в себя подробное описание всех объектов НСИ на предприятии – описание, в каких бизнес-процессах объекты НСИ участвуют, структуру, порядок ведения, принцип кодирования и пример наполнения. Если у Вас нет проектного решения, то Ваша служба поддержки НСИ работает не вдумчиво и без интереса к работе! Понимание в целом бизнес-процессов предприятия для консультантов службы поддержки НСИ необходимо для максимально эффективного выполнения своих должностных обязанностей.
Регламент
После перехода системы в промышленную эксплуатацию все дальнейшие изменения в объектах НСИ должны осуществляться в соответствии с утвержденными Регламентами. В Регламентах должны быть четко прописаны участники процесса ведения и их функции, ответственность и сроки. Если у Вас на предприятии нет правильных Регламентов, то создание одной единственной записи объекта НСИ может затянуться на дни, недели и даже месяцы.
Инструкции
Инструкции необходимы как для пользователей, так и для консультантов службы поддержки.
Правильно составленная проектная документация избавит компанию от проблемы непозволительно длительного обучения новых сотрудников.
Документация должна быть понятна как эксперту в части НСИ, так и стажеру.
4. Отсутствие квалифицированного персонала
Через консультантов службы НСИ проходят тысячи, а то и миллионы, записей объектов НСИ. Чтобы обрабатывать такой массив данных не нужно содержать в штате компании 30 консультантов службы поддержки НСИ, достаточно трех-пяти правильно обученных консультантов.
5. Миграция данных
Так же отдельно стоит выделить проблему миграции данных из множества старых систем в новую систему. От первоначальной загрузки в систему нормативно-справочной информации зависит правильная работа предприятия в целом.
Мы специализируемся на комплексном подходе к проектированию систем централизованного ведения Нормативно-справочной информации.
Свяжитесь с нами для получения подробной информации